02.07.2023
Beeftext ist ein Tool, mit dem man Textbausteine z. B. eMail Adressen, IBAN oder auch komplexere Phrasen wie Anreden oder Signaturen einzufügen kann.
Gibt man z.B. den Text “#ea” ein, wird dies dann automatisch in “frodo.beutling@auenland.org” umgewandelt.
In verschiedenen Programmen kann man das zwar auf verschiedenen Wegen ebenfalls erreichen. Mit Beeftext funktioniert das jedoch in fast jedem Programm.
Beeftext ist Open Source und kostenlos.
Vorbereitung
Da die Software-Installation in den meisten Unternehmen technisch verhindert wird, kann Beeftext als portable Software ausgeführt werden.
Download Portable Edition von https://beeftext.org/
Beeftext-16.0-PortableEdition.zip auspacken und den Ordner “BeeftextPortableEdition” irgendwo ablegen.
Beeftext.exe starten
(sinnvolle) Einstellungen
Sprache umstellen
File → Preferences → Appearance
downloaden, Inhalt an der richtigen Stelle ablegen, Refresh
Shortcut für Picker-Window ändern
Mir ist die voreingestellte Tastenkombination “Strg+Alt+Umschalt+Enter” zu aufwändig. Ich habe es auf “Strg+Umschalt+Enter” umgestellt, um es mit der rechten Hand ausführen zu können, die dann auch gleich bei den Cursortasten ist.
Kombos anlegen
Kombos sind Textbausteine oder -phrasen, die entweder mittels kurzem Text oder über das Picker-Window (s.u.) eingefügt werden.
Alles das, was man täglich entweder viele Male schreiben muss oder noch dazu lang oder auch kompliziert zu schreiben ist.
- Namen von wichtigen Personen, also auch der eigene Name
- eMail Adressen und Webseiten
- IBAN oder Kreditkartennummern
- Sonderzeichen (→, CO₂)
- lange, schwierige Wörter (Thiruvananthapuram)
- Anredefloskeln (auch mit Eingabe des Namens)
- Signaturen
- Telefonnummern von Personen (und nach den Namen übers Picker-Window suchen)
- Eingaben in Formularen
- Fülltext (Lorem ipsum)
- Datum, Zeit, Kalenderwoche, aktuell oder Tage voraus/zurück in verschiedenen Formaten
Bestandteile von Kombos
Snippet ist der Text, der später eingefügt wird.
Keyword ist der kurze Text, der später durch das Snippet ersetzt wird.
Meine Snippets beginnen meist mit #, weil in meinem Schreibgebrauch kein #unddannText vorkommt, was dann zum ungewollten Einfügen des Snippets führen würde.
Ein Keyword “Anr” würde beim Schreiben von “Danke für Ihren Anruf” das Snippet für die Anredefloskel eingefügt werden. Mit “#anr” kann so ein ungewünschtes Verhalten vermieden werden.
Die Länge der Keywords ist fast egal. Es mag verlockend sein, z. B. für. “Bernhard” das Keyword “#b” zu nutzen, doch dann würde jedes Keyword, das mit “#b” beginnt, eben “Bernhard” schreiben. Ich möchte aber noch ein Keyword für meinen kompletten Namen und eins für eine schöne Hansestadt.
Meine Keywords bestehen daher mindestens aus dem # und 2 kleingeschriebenen Buchstaben, also “#bj” für “Bernhard Just” und “#bx” für Buxtehude.
Mein Keyword für “Bernhard” könnte dann “##b” oder “#bb” oder, oder, oder sein.
Man muss es sich halt merken können UND es sollte nicht mehr Aufwand beim Tippen machen, als das Snippet selbst. Statt “#dasistdastolleKeywordfürdasSnippetBernhard” würde ich dann wohl doch schneller “Bernhard” schreiben 😄
Name ist die Bezeichnung der Kombo. Das ist dann sinnvoll, wenn weder Snippet, noch Keyword den Text enthält, nach dem später ggf. gesucht wird. Ist das Snippet z. B. die IBAN “DE62 3702 0500 0000 1020 30” (Spendenkonto der Aktion Deutschland Hilft) und das Keyword “#idh” würde mit “iban” nichts gefunden werden. Hier ist ein Name wie “IBAN Deutschland hilft” sinnvoll.
Description ist ein Feld, um mehr Infos über das Snippet zu speichern. Das kann – besonders wenn Kombos geteilt werden – der Name der Autorin sein, das Datum der letzten Änderung, der Kontext, in dem die Phrase gebraucht wird, etc.
Variablen in Snippets nutzen
aktuelles Datum einfügen
#{dateTime:dd.MM.yyyy}aktuelles Datum + 3 Tage einfügen
#{dateTime:+3d:dd.MM.yyyy}Inputbox verwenden
Guten Tag #{input:einzufügender Name},
danke für Ihre tolle Mail!Eine Hilfe zur Erstellung solcher Snippets ist das Kontextmenü im Snippet Bereich. Über “Insert Variable” stehen allerlei Möglichkeiten zur Verfügung.
https://github.com/Beeftext/Variables
Ich nutze davon praktisch nur “dateTime” (Achtung: case-sensitiv) und “:input”.
In einem Fall, bei dem ich in einem Formular immer wieder das aktuelle Datum, eine Zeit am Morgen, ein Tag in einer Woche und eine späte Zeit eingetragen werden. Dann noch ein Feld mit einem einzugebenden Text.
Das Snippet dazu scheint erst einmal kompliziert? …
#{dateTime:dd.MM.yyyy}
#{dateTime:dd.MM.yyyy}
#{key:tab}#{key:tab}
06:00
#{key:tab}
#{dateTime:+30d:dd.MM.yyyy}
#{key:tab}#{key:tab}
22:00
#{key:tab}#{key:tab}
#{input:Lösung}… aber dafür gibt es ja den Kurs 😊
Gruppen
Bei vielen Kombos tragen Gruppen zur Übersicht bei.
Kombos können in Gruppen importiert werden. Das kann praktisch sein, um z. B. Kombos von anderen nicht gleich zwischen all den eigenen Kombos zu haben.
In diesem Fall ist es vielleicht auch praktisch, dass Gruppen deaktiviert werden können. So kann man sich erst einmal mit den importierten Kombos vertraut machen, bevor deren Keywords ungewollte Snippets einfügen.
Picker-Window
Gerade anfangs wird man sich viele der Keywords nicht merken können.
Da hilft das Picker-Window, das man mit der anfangs in den Einstellungen festgelegten Tastenkombination (bei mir “Strg+Umschalt+Enter”) aufruft.
Gibt man in dem Suchfeld einen Text ein, werden sofort alle Kombos angezeigt, in denen dieser Text vorkommt.
Mit den Cursortasten kann man dann die gewünschte Kombo auswählen und Enter fügt das Snippet der Kombo ein.
In manchen Fällen kann das Keyword der Kombo sogar länger sein, als das Snippet, das darüber eingefügt wird. In einem Kundensystem müssen bestimmte Fehlercodes eingegeben werden. Der Fehlercode “135773” bedeutet “Softwarefehler, “327956” Hardwarefehler und “8” für “Layer 8 Problem”. Bis auf 8 kann und will ich mir das nicht merken. Auch hier hilft das Picker-Window: Per Tastenkombination aufrufen und z.B. nach “hardw” suchen und schon wird die Kombo “#Hardwarefehler” angezeigt und mit Enter das Snippet, in dem Fall die Zahl 327956 eingefügt.
Statt Fehlercodes könnten das natürlich Telefonnummern oder Paragrafen oder IP-Adressen sein.
Einschränkungen, Fehler, Ungereimtheiten
Das Einfügen funktioniert nicht in allen Anwendungen.
Manchmal wird die Zwischenablage mit dem Snippet gefüllt und beim nächsten Einfügen sorgt das für Verwirrung.
Einschränkungen der portablen Version von Beeftext
u.a. kein Autostart beim Login.
Shared Kombos?
Kombos können derzeit nicht mit mehreren geteilt werden:
https://github.com/xmichelo/Beeftext/issues/581
Alternativen
espanso
Es klingt vielleicht seltsam, aber lange hielt mich die Vorstellung, keinen Textexpander nutzen zu können, davon ab, auf Linux umzusteigen. Über die c’t stieß ich auf espanso, das diesen Zweck sehr gut erfüllt. Sogar so gut, dass ich mir vorstellen kann, espanso unter Windows zu nutzen.
justext
Eine geniale 🤓 Lösung, die ausschließlich Windows-Bordmittel verwendet und daher in Umgebungen funktioniert, in denen die Ausführung von Fremd-Software mittels technischer Schutzmechanismen (Software Restrictions Policies) verhindert wird.